6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nda sağlık verisi özel nitelikli kişisel veri olarak sayılır. Bu, randevu hatırlatması gibi görünüşte sıradan bir işlemi bile daha dikkatli bir tasarım gerektiren bir alana taşır. Aşağıdakiler hukuki görüş değil, uygulamada sık karşılaşılan sorular ve pratik karşılıklarıdır; kurumunuzun özel durumu için hukuk danışmanınıza başvurun.
Randevu hatırlatması izin gerektirir mi?
Burada iki ayrı düzenleme karışır ve çoğu tartışma bu karışıklıktan doğar.
Ticari ileti mevzuatı (6563 / İYS) bakımından: randevu hatırlatması, hastanın kendi talebiyle kurulmuş bir hizmet ilişkisinin yürütülmesine ilişkin bir bilgilendirme iletisidir; pazarlama amacı taşımadığı sürece ticari ileti sayılmaz ve İYS izni aranmaz.
KVKK bakımından: kişisel veri işleniyordur ve bir hukuki sebebe dayanması gerekir. Randevu hatırlatmasında bu sebep genellikle sözleşmenin ifası ve sağlık hizmetinin yürütülmesidir; ayrıca açık rıza aranmaz. Aydınlatma yükümlülüğü ise her hâlükârda devam eder.
Kritik eşik şudur: mesaja bir kampanya, indirim ya da yeni hizmet duyurusu eklediğiniz anda mesaj ticari ileti hâline gelir ve İYS izni zorunlu olur. Hatırlatma mesajını pazarlama aracına dönüştürmeyin.
Mesajda ne yazılabilir?
SMS önizlemesi telefonun kilit ekranında görünür. Yani mesajın içeriği, telefonu eline alan herkes tarafından okunabilir. Bu, içerik seçiminin tek ve yeterli ölçütüdür.
| Bilgi | SMS'te | Neden |
|---|---|---|
| Kurum adı | Evet | Mesajın kimden geldiği anlaşılmalı |
| Tarih ve saat | Evet | Tek başına sağlık durumu açığa çıkarmaz |
| Hasta adı | Gereksiz | Telefon zaten hastanın; yer kaplar |
| Bölüm / poliklinik adı | Hayır | "Onkoloji" tek kelimeyle tanı ima eder |
| Hekim adı | Hayır | Branş üzerinden dolaylı olarak aynı sonucu verir |
| İşlem / tetkik adı | Hayır | Doğrudan sağlık verisi |
| Tanı, sonuç, ilaç | Kesinlikle hayır | Doğrudan sağlık verisi |
Kural basit: SMS'te kurum, tarih ve saat; geri kalan her şey bağlantının arkasında. Bağlantının arkasındaki sayfa tahmin edilemez bir adreste durduğu ve dizine girmediği sürece, hekim adı ve işlem adı orada gösterilebilir.
Veri sorumlusu kim?
Randevu hatırlatmasını bir dış servisle yapıyorsanız rollerin netleşmesi gerekir:
- Veri sorumlusu: sağlık kuruluşu. Hangi hastaya ne gönderileceğine, ekranda ne görüneceğine ve verinin ne kadar saklanacağına o karar verir.
- Veri işleyen: hatırlatma servisi. Kuruluşun talimatı doğrultusunda ve onun adına işler.
Bu ilişki yazılı bir sözleşmeye bağlanmalı ve sözleşme en az şunları içermelidir: işlenecek veri türleri, işleme amacı ve süresi, alınan teknik ve idari tedbirler, alt işleyen kullanımı, ihlal bildirim yükümlülüğü ve sözleşme sonunda verinin silinmesi/iadesi.
Aydınlatma nerede yapılır?
Aydınlatma yükümlülüğü, verinin elde edildiği anda yerine getirilir — yani randevu alınırken, hatırlatma gönderilirken değil. Pratikte:
- Randevu formunda ya da kayıt sırasında aydınlatma metnine erişim sağlanır
- Telefonla randevuda sözlü bilgilendirme yapılır ve kayda alınır
- Hatırlatma sayfasının alt bilgisinde metne bağlantı bulundurulur
Metinde hatırlatma amacıyla veri işlendiği, dış bir servis kullanılıyorsa bunun belirtildiği ve saklama süresinin yer aldığı bir bölüm bulunmalıdır.
Saklama süresi
KVKK, verinin işleme amacı ortadan kalktığında silinmesini ister. Randevu hatırlatması için makul bir düzen şudur:
| Veri | Süre | Gerekçe |
|---|---|---|
| Randevu bağlantısı | Randevudan 30 gün sonra | Randevu sonrası soruların yanıtlanması |
| Açılma/tıklama kaydı | 180 gün | Operasyonel analiz |
| İptal/değişiklik talebi | Kuruluşun hasta dosyası politikası | Hizmet ilişkisinin kaydı |
| IP adresi | Düz metin olarak hiç saklanmaz | Özet yeterlidir |
Sürenin sistemde otomatik uygulanması gerekir. "Gerektiğinde sileriz" politikası, uygulamada silinmemek demektir.
Sık yapılan hatalar
Numara güncelliğinin teyit edilmemesi
Yanlış numaraya giden randevu bilgisi bir veri ihlalidir. Numara değişikliği sağlık kuruluşlarında sanılandan sık yaşanır; randevu alınırken teyit etmek en ucuz önlemdir.
Toplu gönderimde alıcıların birbirini görmesi
E-posta ile hatırlatmada CC kullanmak, hasta listesini bütün
alıcılara açar. Hatırlatmalar her zaman tek tek gönderilmelidir.
Bağlantı sayfasının arama motoruna düşmesi
noindex ve robots.txt yoksa randevu sayfaları
dizine girebilir. Bu, arama motorunda hasta adıyla aranabilir bir sağlık
verisi demektir — bildirilmesi gereken bir ihlal.
Test verisinde gerçek hasta bilgisi
Geliştirme ortamına kopyalanan gerçek randevu verisi, üretim ortamıyla aynı korumaya sahip olmadığı için sık görülen bir sızıntı kaynağıdır. Test için üretilmiş veri kullanın.
Kısa kontrol listesi
- SMS içeriğinde tanı, bölüm, işlem veya hekim adı yok
- Bağlantı adresi tahmin edilemez ve süresi dolan bağlantı kapanıyor
- Sayfa
noindexverobots.txtile kapalı - T.C. ve telefon ekranda maskeli
- Dış servisle veri işleyen sözleşmesi imzalı
- Aydınlatma metni randevu alma anında sunuluyor
- Saklama süreleri sistemde otomatik uygulanıyor
- IP adresi yalnızca özet olarak tutuluyor
- Gönderim öncesi numara teyidi yapılıyor