Sağlık kuruluşlarında randevu akışının kesintisiz sürmesini zorlaştıran en büyük etkenlerden biri, hastaların son anda çıkan engelleri nedeniyle randevularına gelemediği durumlarda kliniğe ulaşamamasıdır. Telefon hatlarının yoğun olması veya mesai saatleri dışında iletişim kurulamaması, iptal edilecek slotların boş kalmasına ve bekleyen diğer hastaların hizmet alamamasına yol açar.
Hastaya randevusunu tek dokunuşla iptal etme veya yeni tarih talep etme imkânı sunmak, çağrı merkezi ve banko personelinin yükünü en az %40 oranında hafifletirken poliklinik doluluk oranlarını önemli ölçüde yükseltir.
1. Telefon Çağrısı Başına Düşen Süreyi Düşürmek
Geleneksel yöntemde bir hasta randevusunu değiştirmek istediğinde, sekreterya telefonu açar, HBYS'de hasta kaydını bulur, uygun doktor ve saat dilimini tarar ve telefonda teklif sunar. Ortalama 3-5 dakika süren bu işlem, günde onlarca hasta için saatlerce zaman kaybı demektir.
SMS ile gönderilen akıllı randevu bağlantısı sayesinde hasta:
- İptal etmek istediğinde tek tuşla gerekçe (veya doğrudan talep) iletir.
- Tarih değişikliği istediğinde uygun olduğu gün ve saat aralığını tercih eder.
- Talep doğrudan yönetici paneline düşer ve onaylandığı anda hastaya otomatik bilgilendirme gider.
2. İptal Edilen Slotların Değerlendirilmesi
Erken iletilen iptal bildirimleri, yedek listedeki (waiting list) veya randevu arayan diğer hastalar için anında slot açılması anlamına gelir. Otomatik bildirim altyapısı kurulduğunda, iptal edilen saat dilimi anında sistemde boş olarak görünür ve aynı gün için randevu kaybı yaşanmaz.
3. İptal Taleplerinde Güvenlik ve Doğrulama
Hastaların birbirinin randevusunu yanlışlıkla veya kötü niyetle iptal etmesini önlemek hayati önem taşır. İHBYS altyapısında hasta randevusuna yalnızca kendisine özel üretilmiş 128-bit rastgele belirteç (token) ile erişir. Ayrıca talep anında kayıtlı telefon numarasına kısa onay KODU ile doğrulama (SMS OTP) mekanizması çalıştırılabilir.
Sonuç: İş Gücü Tasarrufu ve Verimli Slot Kullanımı
Randevu iptali ve değişiklik süreçlerini dijitalleştirmek, hem klinik operasyonel maliyetlerini düşürür hem de hastaya modern ve saygılı bir iletişim deneyimi sunar. ihbys'nin sunduğu akıllı bağlantı çözümü ile kurulum gerektirmeden bu otomasyonu 15 dakika içinde sisteminize kazandırabilirsiniz.